FællesBo

Die Digitalisierung führte zu großen Einsparungen bei FællesBo

Die Wohnungsbaugesellschaft FællesBo

Die Digitalisierung führte zu großen Einsparungen bei FællesBo

Nach gut acht Jahren mit digitalen Mengen von eseebase hat FællesBo in Herning beeindruckend hohe Einsparungen erzielt – bei Finanzen und Ressourcen. Bei Mieterwechseln liegen die jährlichen Einsparungen derzeit bei über 50 %. In diesem Jahr nimmt FællesBo die Digitalisierung eines weiteren Bereichs in Angriff: Außenfassaden

Digitalisierung, gesammelte Angebote und Digitale Wohnungsabnahme

Es ist viel geschehen seit damals, als die administrative Seite eines Mieterwechsels noch ein umständlicher und längerer Prozess war. Als noch ein Maler die Räume in der Wohnung vermaß und ein Angebot abgab, das FællesBo per Brief als Kostenvoranschlag an den ausziehenden Mieter schickte.

Es ist viel geschehen seit damals, als die administrative Seite eines Mieterwechsels noch ein umständlicher und längerer Prozess war. Als noch ein Maler die Räume in der Wohnung vermaß und ein Angebot abgab, das FællesBo per Brief als Kostenvoranschlag an den ausziehenden Mieter schickte.

„Uns war klar, dass diese Vorgehensweise überarbeitet und effizienter gestaltet werden musste. Damit beispielsweise bei Malerarbeiten mehrere Angebote eingeholt werden können, um bessere Preise zum Vorteil unserer Mieter zu bekommen“, sagt Kaj Mortensen, Geschäftsführer von FællesBo.

Daher waren er und die gesamte Organisation besonders positiv eingestellt, als eseebase 2008 FællesBo das Angebot machte, Teil eines Pilotprojekts zu werden, das darauf abzielte, das neu entwickelte und innovative digitalisierte System für den Mieterwechsel zu testen. In diesem Zusammenhang wurden 400 der insgesamt 5.000 Mietwohnungen von FællesBo komplett bis zur letzten Fußleiste vermessen und anschließend die gesamte Aufgabe ausgeschrieben. Trotz der Kinderkrankheiten, die laufend bearbeitet und beseitigt wurden, wurde das Pilotprojekt ein großer Erfolg.

„Eine Gesamtausschreibung erbrachte bessere Preise, und damit wurden die Instandsetzungskosten niedriger. Gleichzeitig bedeutete die Digitalisierung, dass der Angestellte mit einem Tablet in der Hand dem Mieter bei der Abnahme bei Mieterwechsel vor Ort sofort den Gesamtpreis für den Auszug mitteilen konnte. Dadurch konnten wir bei einem Mieterwechsel auch administrative Ressourcen in der Organisation einsparen“, erzählt Kaj Mortensen.

eseebase Digitalisierung für den Mieterwechsel wurde nach den ersten positiven Einsparungen im gesamten Immobilienportfolio von FællesBo implementiert.

Keine Beschwerdeverfahren seit Einführung der Digitalisierung

„Seit Einführung der Digitalisierung hatten wir im Mieterbeschwerdeausschuss kein einziges Beschwerdeverfahren aufgrund von Instandsetzungskosten. Durch die digitalen Mengen in Kombination mit den Angebotspreisen haben die Mieter vor Ort sofort den Überblick und volles Verständnis für den Auszugspreis, und sie kennen auch weitaus früher ihren Anteil an den Kosten für eine normale Instandsetzung. Das sorgt für Zufriedenheit sowohl bei den Mietern als auch bei uns“, sagt Gitte Bjerregaard, Leiterin Vermietung bei FællesBo.

„Generell sind unsere Erfahrungen so valide, dass ich zu behaupten wage, dass alle, die sich für das Digitalisieren entscheiden, Einsparungen erzielen können“

Kaj Mortensen
Geschäftsführer von FællesBo

Aufgrund der vielen positiven Erfahrungen traf FællesBo im Jahr 2012 mit eseebase eine Vereinbarung zur Digitalisierung der Außenflächen des Wohnungsunternehmens. Wie bei den Innenräumen bedeutete dies eine minutiöse digitale Erfassung aller Außenflächen, angefangen bei Rasenflächen, Hecken, Beeten und der Anzahl Büsche und Bäume über geflieste Flächen bis hin zu den laufenden Metern an Randstein.

„Es wurde entschieden, den Gesamtüberblick zu nutzen, um eine neue und effizientere interne Struktur bei Betrieb und Instandhaltung der Außenflächen zu schaffen. Angestellte in der gesamten Organisation arbeiten heute abteilungsübergreifend bei den Aufgaben zusammen. Außerdem ist unser Maschinenpark aktualisiert, sodass er zu den Aufgaben passt und diese effizient erledigt. Das hat insgesamt gesehen zu Effizienzsteigerungen, Einsparungen und mehr Mitsprache der Bewohner geführt. Wir kennen den genauen Preis und können ihn sofort mitteilen, wenn eine Abteilung beispielsweise an mehr Tagen Schnee geräumt oder häufiger Gras gemäht haben will. Das entscheiden die Leute selbst“, sagt Kaj Mortensen.

Digitalisierung der Außenteile

Auf die vorläufig erfolgreichen Digitalisierungsprozesse ließ FællesBo 2017 ein neues Projekt folgen: Betrieb und Instandhaltung von allen Außenanlagen sollen effizienter gestaltet werden. Zunächst einmal mit einem Pilotprojekt, das 602 Wohnungen umfasst. Hier werden sämtliche Fassaden- und Dachflächen erfasst und digital abgespeichert.

„Das wiederum bietet uns die Möglichkeit, Gesamtangebote für alle Außenaufgaben einzuholen – und damit Einsparungen bei Betrieb, Instandhaltung und Instandsetzung zu erzielen“, sagt Kaj Mortensen.

 

Herausforderung

2008 vereinbarte FællesBo als erstes dänisches Wohnungsunternehmen mit eseebase ein Pilotprojekt zur Digitalisierung. 400 Mietobjekte wurden vermessen, digitalisiert und im IT-System von FællesBo gespeichert und für Ausschreibungen verwendet. Das Pilotprojekt wurde trotz Kinderkrankheiten zu einem Erfolg, und heute sind alle 5.000 Mietopjekte digitalisiert.

Lösung

Neben der Digitalisierung der Innenteile ist FællesBo gerade dabei, eine Digitalisierung und damit Effizienzsteigerung von Betrieb und Instandhaltung der Außenteile vorzunehmen. Zunächst einmal mit einem Pilotprojekt, das 602 Wohnungen umfasst. Hier werden sämtliche Fassaden- und Dachflächen erfasst und digital abgespeichert.

Ergebnis

Bei FællesBo ist der Preis bei einem Mieterwechsel heute durchschnittlich um mehr als 50 % gesunken. Das System hat für Überblick und Einblicke in den Mieterwechselprozess gesorgt. Nach der Digitalisierung hatte FællesBo im Mieterbeschwerdeausschuss kein einziges Beschwerdeverfahren aufgrund von Instandsetzungskosten.

Gleichzeitig kann FællesBo den vollen Überblick nutzen, um die Kosten bei Instandhaltungsplänen genau abzuschätzen und zu planen – beispielsweise den Bedarf, die Fenster oder das Dach in einer Abteilung auszutauschen.

Genauere Budgets sorgen in der gesamten Organisation für Optimierungen, meint Kaj Mortensen, der in den letzten acht Jahren in ganz Dänemark unterwegs war, um über die Erfahrungen von FællesBo als erstes digitalisiertes Wohnungsunternehmen Dänemarks zu berichten.

Quelle, Graphik: Wohnungsbaugesellschaft FællesBo

Zum Unternehmen:

FællesBo ist ein allgemeines Wohnungsunternehmen, das insgesamt 5.000 Wohnungen verwaltet, die sich auf die Kommune Herning verteilen – eine Mischung aus Familien-, Studenten- und Seniorenwohnungen.

Anzahl Mietwohnungen: 5.000

Webseite: www.faellesbo.dk

Region: Mitteljütland